Merhaba,
Yaz tatilinin ardından bir “yumuşak iniş” yapalım ve bu yılın Mart yazısında da konu ettiğim, Carver külliyatının eğlenceli yayını “The Board Member’s Playbook” isimli kitaptan bir alıştırmayı daha birlikte ele alalım.
Ama önce, hafızamızı tazelemek için, söz konusu kitabın önsözünden yaptığım şu alıntıyı tekrarlayayım:
“… herkesin bildiği gibi işi ‘performans’ olan tüm meslek grupları (müzisyenler, atletler, askerler) gerçek ‘gösterilerinden’ çok daha sık antrenman / prova yapmak zorundadır. Söz konusu bir grup performansı ise, temel beceri gelişimine bir de kişiler arası etkileşim ekleneceği için bu ihtiyaç daha da belirgin / kritiktir. Şaşırtıcı olan şey şimdi yönetişim provaları konulu bir kitaba sahip olmamız değil, bu fikrin bize çok garip / yenilikçi gelmesidir.”
Kitaptaki alıştırmaların aşağıdaki şekilde düzenlendiğini de tekrar hatırlatmakta fayda var:
Başlık: Durum hakkında ipucu veren kısa bir cümle
Senaryo: Durumu açıklayan bir paragraf
Sorular:
- Kurallarda (Tesir İddiası, Kısıtlar, Yetki Devri, İlkeli Temsil Süreci) bu konuda ne söylemişiz?
- Kurallara göre bu konu CEO’ya delege ettiğimiz bir duruma mı işaret ediyor? (Cevabın Evet veya Hayır olması farklı şekilde değerlendiriliyor.)
- Yönetim Kurulu veya ilgili Üye nasıl davranmalı?
- Eğer önerilen aksiyon bir kural değişikliği gerektiriyorsa:
- Nasıl bir değişiklik öneriyorsunuz?
- Bu değişikliğe karar vermeden önce Yönetim Kurulu’nun herhangi ilave bir bilgiye ihtiyacı var mı?
Gelelim bu ayki vakamıza:
Başlık: Yönetim Kurulu olarak ne sıklıkta toplanmalıyız?
Senaryo: “Ne sıklıkta toplanılmalı” sorusu her yıl mutlaka karşımıza çıkıyor. Bazı üyeler çok sık toplandığımızı düşünse de diğerleri aylık toplantıların üyelerin kurumla irtibatı kaybetmemesini sağladığını dile getiriyorlar. Yönetim Kurulu olarak ne yapmalıyız?
Sorular / Yanıtlar:
- Kurallarda bu konuda ne söylemişiz?
- Tesir İddiası: (Konuya dair bir kural yok.)
- Yöneticinin Kısıtları: (Konuya dair bir kural yok.)
- Yetki Devri: (Konuya dair bir kural yok.)
- İlkeli Temsil Süreci: Yönetim Kurulu (YK) bir “grup sorumluluğu” duygusu geliştirecektir. YK mükemmel yönetişim hedefine ulaşabilmek için, kendi kendisini toplantılara katılım ve hazırlık gibi konuları da içeren alanlarda disipline edecektir. YK, kurum ve söz sahipleri arasındaki bağlantıyı kuracak, yazılı İlkeli Temsil kurallarını oluşturacak ve başarılı bir kurumsal performansın garantörü olacaktır. YK, Tesir İddiası Hedeflerinin düzenli olarak yeniden değerlendirilmesi ve kendi performansının geliştirilmesi için yıllık bir çalışma planını takip edecektir. Yıllık çalışma planı döngüsü Ekim ayında, bir sonraki yılın olağan toplantı gündemlerinin belirlenmesiyle başlayacaktır. YK süreçlerinin tutarlılığı CGO’nun (Chief Governance Officer) sorumluluğundadır. YK yönetişim kapasitesini geliştirmek için sürekli yatırım yapar.
- Kurallara göre bu konu CEO’ya delege ettiğimiz bir duruma mı işaret ediyor? (Hayır)
- Bu senaryo Yetki Devri ve İlkeli Temsil Süreci kurallarıyla tutarlı bir duruma işaret ediyor mu? (Evet)
- Yönetim Kurulu veya ilgili Üye nasıl davranmalı?:Yönetim Kurulu toplantılarının ana amacı YK’nın kendi sorumluluklarını yerine getirmesi olduğu için YK öncelikle belirli bir zaman dilimi (mesela gelecek sene) içerisinde neyi başarmak istediğini belirlemeli, sonra da bunun için vakfedilmesi gereken zaman konusu tartışılmalıdır. Söz konusu hedef / hedefler için gerekecek YK zamanı üyelerin verebilecekleri zamandan daha fazlaysa YK performansına dair beklentilerini yeniden düzenlemelidir. YK kendi işini yapmasıyla, “kurumla irtibat içinde kalma” arasındaki farkı belirlemelidir. Kurallar üyelerin çalışanlarla -doğrudan talimat vermemeleri koşuluyla- iletişim kurmalarını engellemediği için özel ilgi alanları olan üyeler, YK toplantılarından zaman çalmadan, belirli konularda kendi bilgi alma fırsatlarını yaratabilirler.
- Eğer önerilen aksiyon bir kural değişikliği gerektiriyorsa:
- Nasıl bir değişiklik öneriyorsunuz? YK Yıllık Takvim kuralını ilgili yılda yapılacak toplantı sayısı ve içeriğini belirtecek şekilde değiştirebilir.
- Bu değişikliğe karar vermeden önce Yönetim Kurulu’nun herhangi ilave bir bilgiye ihtiyacı var mı? YK yıllık takvimini gözden geçirmeli.
“Biz Carver metodunu kullanıyoruz” diyen her yönetim kurulunun bu yazıya konu olan kitabı veya başka kaynakları kullanarak “antrenman” yapmasını gerçekten hararetle öneriyorum. Ben The Governance Coach ( www.governancecoach.com ) firmasının yayınları ve eğitimlerini çok faydalı buluyorum, siz de göz atabilirsiniz.
Bir dip not: John Carver Ağustos ayında hayatını kaybetmiş. Dünyanın dört bir köşesinde binlerce yönetim kurulunun işini daha iyi yapması için çığır açan fikirler üretmiş üstadı saygıyla anıyorum.
Ekim ayında görüşmek üzere…