Merhaba,
Bu ay konumuz “Gündem”. Merak etmeyin, memleketin veya dünyanın gündemi değil, yönetim kurulu toplantılarının gündemi.
Sizin vakfınızda -ya da derneğinizde- gündemi kim hazırlıyor? Siz durun, ben genellikle bu işin nasıl yürüdüğünü söyleyeyim: Yıllık bir gündem formatı neredeyse hiçbir kurumda yoktur. Genel Müdür -veya Genel Sekreter- toplantı öncesi taslak gündemi hazırlar, “Sayın Başkan” ile paylaşır, uygun görülürse üyelere gönderilir. Bir süredir Başkan’ın ve / veya profesyonel yöneticinin başının etini yiyen üyenin takıntılı konusu da -varsa- gönülsüz bir şekilde gündeme konulur. Gündemdeki maddelerin önemli bir bölümü “acil” konulara işaret eder. Tabii bir de “olmazsa olmaz” maddeler vardır: Aylık bütçe – fiili raporları gibi…[1]
Sivil Toplum Kuruluşlarının en üst olmasa da[2] en hayati yönetişim organı olan yönetim kurullarındaki üyeler kuruma vakfettikleri zamanın büyük bölümünü yönetim kurulu toplantılarında harcarlar. Ve bu toplantıların gündemi, stratejik bir öncelik planlaması ve yönetim kurulu ve profesyonel kadro arasında berrak bir rol dağılımı yapılmadan, alışkanlıklara dayandırılarak, “ezelden beri olduğu gibi” belirlenir.
Önce şunu söyleyeyim: Kurumunuzun mutlaka ve mutlaka bir yıllık -hatta iki yıllık- gündem çerçevesi / formatı olması gerekir. Profesyonel yöneticiniz bu çerçeve içerisinde küçük değişiklikler önerebilir, önermelidir de… Ancak ana çerçeve yönetim kurulunun “olmazsa olmaz” yönetişim / İlkeli Temsil vazifelerini tanımlamalı ve önceliklendirmelidir.
Bir örnek verelim: Düzenli okurların gayet iyi hatırlayacağı gibi Policy Governance metodolojisinin mucidi John Carver’a göre yönetim kurulunun en önemli -hatta belki tek- vazifesi kuruma “sahipler / söz sahipleri adına sahip çıkmak”tır. Bu görevi layıkıyla yerine getirmek yönetim kurulunun mesaisinin önemli bölümünü söz sahipleriyle iletişime ayırması ile mümkündür. Yıllık -veya iki yıllık- gündeminde bu konuyu -alt adımlarıyla-[3] tanımlamayan yönetim kurulları görünüşte acil olmayan bu vazifeyi ihmal edecek ve en kritik sorumluluğunu yerine getirmemiş olacaktır.
Yıllık gündem ne denli önemliyse münferit toplantıların gündemi / formatı da o denli önemli (dileyen okur Haziran 2022 Aydabir yazısına göz atabilir). TÜSEV’deki Başkanlığım süresince aşağıdaki formata uymaya gayret ettik ve genellikle de uyduk:
- Açılış / Katılım 09:30-09:35
- TK[4] Eğitim 09:35-10:20
- Kurallar 10:20-10:30
- İzleme 10:30-11:00
- Diğer 11:00-11:15
- TK Özel 11:15-11:30
Evet, inanılır gibi değil, değil mi? İki saatte biten bir toplantı, üstelik 45 dakikası da eğitime ayrılmış olmasına rağmen Yapılabiliyor, bir sürü şahidim var.
Hepinize verimli toplantılar diliyorum.
Mart ayında görüşmek üzere…
[1] Daha önce de bahsettim: Çok gereksiz bulduğum “ayda en az bir toplantı” yaygın alışkanlığının çıkış noktasının çoğu kurumda mali raporların aylık bazda hazırlanması olduğunu düşünüyorum. Yine her fırsatta vurguladığım gibi, toplantı zamanının büyük bölümünü emen tartışmalar da çoğunlukla bu raporlar üzerinde gerçekleşir. Üyelerin “muhasip” damarı kabarır, kuruma karşı sorumluluklarını böylece yerine getirdiklerini düşünerek mutlu olurlar. Çoğunlukla…
[2] Vakıflarda -varsa- mütevelliler heyeti, derneklerde de genel kurul en üst yönetişim organıdır.
[3] Buna da bir örnek verelim: Yılın ilk toplantısında bu konuda yıl içinde yapılacakları onaylamak, ilgili aylarda ara değerlendirmeler yapmak, belki yılın sonunda da “çıkarılan dersleri” genişçe tartışmak.
[4] Yeni okurlar için açıklama: TK “Temsilciler Kurulu”nun kısaltılmış hâli. Siz “Yönetim Kurulu” olarak okuyabilirsiniz.