Merhaba,
Bu ayki konumuz “İzleme Raporları”.
Policy Governance / İlkeli Temsil metodolojisine -artık- hâkim olan sevgili okur Carver’ın yönetim kurullarına verdiği üç görevin kuruma söz sahipleri adına sahip çıkmak, tatminkâr seviyede bir performans seviyesini sağlamak ve açık – net kurallar oluşturmak olduğunu artık gayet iyi bilmektedir.
Yönetim kurulları bu üç görevi yerine getirirken en büyük yardımı “İzleme Raporları”ndan alırlar. Yıllık takviminizde her toplantınızda yönetim kurulu başkanının ve profesyonel yöneticinizin hangi konularda İzleme Raporu sunacağı belirlenmiştir.
Türkiye Üçüncü Sektör Vakfı’nın (TÜSEV) Haziran ayında yapılan toplantılarında ben Temsilciler Kurulu Başkanı olarak aşağıdaki üç konuda İzleme Raporu hazırlıyorum.
- Temsilciler Kurulu’nun Görev Tanımı
- Temsilciler Kurulu Başkanı’nın Rolü
- Genel Sekreter’in Hesapsorulabilirliği
Aynı toplantı için Genel Sekreterimiz ise şu raporları hazırlıyor:
- Finansal Planlama
- Finansal Durum
- Acil Durum Genel Sekreter Yedeklemesi
Rana (Kotan) ile birlikte, olağanüstü bir durum yoksa, Temsilciler Kurulu Toplantı Dosyasını en az bir hafta öncesinden üyelere yollamış oluyoruz. Bu yıl 13 Haziran’da gerçekleşen toplantımız için de aynısını yaptık.
İzleme Raporlarında ilgili başlıktaki kuralları bir kez daha hatırlatıp altına söz konusu dönemdeki sonuçları veya değerlendirmelerimizi yazıyoruz. Gözünüzde canlandırabilmeniz için son Temsilciler Kurulu Görev Tanımı İzleme Raporundan bir bölüm paylaşıyorum:
TÜSEV İzleme Raporu
Temsilciler Kurulu (TK) Görev Tanımı
Erdal Yıldırım / 05.06.2023
Kural / Değerlendirme
TK Görev Tanımı
TK Görev Tanımı tatminkâr seviyede kurumsal performansa ulaşılmasını sağlayacak görevleri içerir.
TK, Kurucular ile TÜSEV organizasyonu arasındaki «yetkili ve sorumlu» köprüdür.
TK çalışmalarını bu kurala bağlı kalarak sürdürmüştür.
TK, TÜSEV’in karşılaşabileceği durumlar ve alacağı kararlara ilişkin olabilecek en geniş kuralları yazılı olarak tanımlar.
- Tesir İddiası (Tİ): (Maliyet boyutu kesinlikle vurgulanarak) Kurumsal etki, yaratılan fark, çıktılar; (Öncelik sıralaması kesinlikle yapılarak) hedef kitle, faydalananlar, paydaşlar;
Tİ uygun bir şekilde tanımlanmış ve gerek görüldüğü durumlarda güncellenmiştir.
- Kısıtlar: Genel Sekreterin tüm karar ve etkinliklerinin «basiretli» ve «etik» sınırlar içerisinde kalmasını sağlayan kısıtlar.
Kısıtlar belirlenmiştir.
- İlkeli Temsil Süreci (İTS): TK’nın kendi vazifesini nasıl tanımlayacağı, yürüteceği ve gözlemleyeceğine dair esaslar.
İTS kuralları tanımlıdır. Kurallara kusursuz uyum düzeyine henüz gelinememiştir.
- Yetkilendirme: Yetkinin nasıl devredileceği ve kullanımının nasıl gözlemleneceği konusu; GS’nin görevleri, yetki ve sorumlulukları.
Yetkilendirme kuralları tanımlıdır.
Yukarıda da belirttiğim gibi toplantıdan önce tüm üyelere yollanan bu raporlar toplantı esnasında görüşmeye / tartışmaya açılıyor ve üyelerin de farklı yorum veya sorularını gündeme getirme şansı oluyor. Tahmin edeceğiniz gibi toplantı öncesi raporların okunmuş olması ve varsa her üyenin kendi sorusu / yorumu konusunda hazırlık yapması bu maddelerin oldukça süratli / etkin bir şekilde tamamlanmasını sağlıyor.
Acil Durum Genel Sekreter Yedeklemesi kuralları benim İlkeli Temsil sunumlarında sıkça kullandığım örnekler içeriyor. Sadık okur özellikle şu kuralı çok iyi hatırlayacaktır:
“Genel Sekreter, şehirlerarası veya yurtdışı seyahatlerinde Genel Sekreter Yardımcısı ile aynı araçta seyahat edemez.”
Rana’nın Temsilciler Kurulu’na bu kuralla ilgili sunmuş olduğu bilgi ise şöyle:
“Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısının birlikte seyahat ettiği tek bir durum olmuştur, o da Philea* Forum seyahatinin dönüş uçağıdır. Sibenik ulaşımı çok zor bir lokasyon olduğundan ve sınırlı sayıda uçuş olduğundan, TK başkanından onay alınarak dönüş birlikte yapılmıştır. Bunun haricinde ayrı seyahat kuralına uyulmuştur.”
Tüm yönetim kurullarının kendi kurumları için en etkin “izleme”yi her zaman yapabilmesi dileğiyle…
Eylül’de görüşürüz.
* Philanthropy Europe Association