Merhaba,
Bu ayki konumuz yönetim kurulu toplantıları.
Bir vakıf ya da derneğin yönetim kurulunda üye iseniz, çok büyük olasılıkla kuruma ayırdığınız zamanın büyük bir bölümü bu toplantılarda geçiyor olmalı. Dolayısıyla, yönetim kurulu toplantılarının, verdiğiniz gönüllü katkı karşılığında hissettiğiniz / hissetmeniz gereken manevi tatmin duygusu veya kurumla ilgili genel hissiyatınız açısından kritik bir rolü var. Peki kaçımız bu toplantılara “ayaklarımızı sürüyerek” değil, “koşa koşa” gidiyoruz? Elimizde bu konuda yapılmış bir araştırma yok, en azından ülkemiz için; ama bir tahminde bulunmak çok zor değil sanırım…
Yönetim kurulu toplantılarının başarılı / verimli geçmesi hem kurumun performansı hem de yönetim kurulu üyeleri olarak sizlerin motivasyonu açısından çok önemli. Bunu sağlamak için yapılması gerekenleri şöyle önerebilirim:
- Genel -ve katı- ilkelerinizi belirleyin.
- Yıllık Takviminiz olsun.
- Dosya / dökümanlar en az bir hafta öncesinde yollansın.
- Başkan üyeleri hazırlıklı gelmeleri için taciz etsin 🙂
- Toplantıda “Öğrenmeye” mutlaka zaman ayırın.
Şimdi bu listeye yakından bakalım: Genel -ve katı- ilkelerden kastım yönetim kurulunda nelerin kesinlikle konuşulacağı, nelerin de kesinlikle konuşulmayacağının (konuşulmasına gerek olmadığının) belirlenmesi. Yönetim kurulu toplantılarının olmazsa olmaz gündem maddesi profesyonel yöneticinin sunumu ve aylık mali tablolar üzerinde yapılan -ve çoğunlukla herkes için yıpratıcı olan- tartışmalardır. İlkeli Temsil metodolojisi çerçevesinde TÜSEV’de bu iki tuzağa da düşmediğimizi söyleyebilirim. Sevgili Rana (Kotan) her toplantıda faaliyetlerle ilgili bir sunum hazırlıyor ve öncesinde okuyor, bilgileniyoruz. Ama bu konu asla bir gündem maddesi olmuyor. Mali durum konusu da -zaten yılda altı toplantı yaptığımız için- her ay değil, üç ayda bir çerçevesi belirlenmiş bir yönetici raporu ekinde gündeme geliyor. Toplantılarda ancak sorumuz / sorunumuz varsa konuşuyoruz.
Kabul etmem gereken bir husus var: Kesinlikle konuşulması gereken / kesinlikle konuşulmaması gereken tanımının arasında “gri” bir alan bulunuyor. Zaman zaman, bizim de TÜSEV’de deneyimlediğimiz gibi, yönetim kurulu gündemine alıp almama konusunda emin olamadığınız konular karşınıza çıkacak. Önerim bu tür maddeleri / konuları minimumda tutmak ve bir alışkanlık haline getirmemek.
Yıllık takvim konusu bir başka “olmazsa olmaz”. Hangi toplantıda neleri konuşacağınızı on iki aylık bir ufuk çizgisi kapsamında görmek hem profesyonel yöneticinizi hem de sizi çok rahatlatacak. Bir örnek görmek isterseniz “Sayın Başkan, Değersiz Üyeler”e göz atabilirsiniz. Bir küçük ilave: Dilerseniz iki yıllık hatta daha uzun bir takvim de yapabilirsiniz.
Listemizdeki üçüncü ve dördüncü maddeleri birlikte ele almak istiyorum. Toplantı dosyasını / dökümanları, her toplantıdan, en az bir hafta önce yollamak; bu mümkün değilse en azından arada bir hafta sonu olmasına özen göstermek önemli. Başkanın “tacizi” bu noktada devreye giriyor: Üyeleri dosyaya toplantı öncesinde göz atmalarını hatırlatmak -ve bunu başarabilmek- verimli toplantılar için kesinlikle bir ön koşul.
Çoğunuzun “flipped classroom” yaklaşımından haberdar olduğunuzu tahmin ediyorum. Öğrencilerin ders konusunu sınıfta değil evde öğrenip, öğretmenleriyle bir araya geldikleri zamanı tartışmaya, soru sormaya ve konuyu gerçek anlamda / derinlemesine öğrenmeye ayırdıkları yaklaşımdan biz de faydalanmalıyız.
“Öğrenme” konusundaki saplantımı artık iyi biliyorsunuz. Nisan ayındaki yazımı tümüyle bu konuya ayırdığım için burada tekrar etmiyor, yalnızca hatırlatıyorum: Yönetim kurulları sürekli öğrenmeli!
Sivil toplumda çok deneyimi olan bir üyemiz TÜSEV için “en çok şey öğrendiğim yönetim kurulu burası” dediğinde ne kadar mutlu olduğumu anlatamam. Darısı daha çok kurumun başına…
Temmuz ayında görüşmek üzere…